Choyez vos lieux de réunions !

Elles prennent parfois une place importante dans notre quotidien de travail. Réunions d’équipe hebdomadaires, réunions élargies sur un projet, réunions entre différents services… Elles sont nécessaires, font avancer le schmilblick, mais encore faut-il les optimiser ! Le choix du lieu et la préparation logistique sont, par exemple, très importants afin que l’on se sente bien, dans de bonnes conditions et que l’on soit efficace. En effet, un groupe de travail est plus performant dans un environnement confortable, agréable et spacieux.

Alors, comment rendre un lieu de réunion vivant et inspirant, comment prévoir toute la logistique qui accompagne nos réunions et quels impacts cela peut-il avoir sur nos rencontres ?

Préparez vos lieux de séminaire !

Imaginez-vous un instant : Vous êtes conviés à une réunion, pour un projet collaboratif, avec une dizaine de personnes que vous connaissez plus ou moins. Votre lieu de rendez-vous se situe dans votre bâtiment, dans une salle intitulée «Le petit paradis cérébral». Intrigués, le jour J, vous recherchez cette pièce. Vous remarquez qu’il s’agit en fait, de la salle habituelle. Mais, pas si habituelle… Vous apercevez les organisateurs. Ils sont déjà présents, ils vous attendent afin de vous recevoir. Ils vous accueillent et vous remercient d’être présent.

Vous entrez dans la salle et là, vous regardez au centre : dix chaises sont installées en cercle. Au milieu de celles-ci, des documents colorés sont soigneusement disposés au sol, en cercle eux aussi. Sur le mur de gauche, et sur toute sa longueur, un immense drap bleuté est accroché. En son centre une feuille colorée, indiquant « Bienvenue ! », en grand, en gros. Aussi, le sujet de la réunion apparait clairement sur ce mur, ainsi que l’ordre du jour. Vous savez pourquoi vous êtes là, pour combien de temps…

Vous savez pourquoi vous êtes là, pour combien de temps…

Derrière les chaises, vous voyez les fenêtres. Elles sont toutes ouvertes, il fait beau dehors. Apparemment les volets et les fenêtres resteront ouverts. La lumière entre. Sous les fenêtres et contre le mur, des tables sont rangées, alignées. Sur celles-ci on y trouve des stylos, des feutres, des feuilles… Vous remarquez que la salle est plus grande que d’habitude, que tout le matériel a une fonction et une utilité précise.

Enfin, vous regardez les participants. Ils discutent en attendant le commencement. Ils sourient. Et aujourd’hui, vous remarquez qu’ils sourient car… vous souriez aussi !

Vous remarquez qu’ils sourient car… vous souriez aussi !

La préparation de la salle de séminaire se ressent et est appréciée

On dit souvent qu’une bonne préparation est la clé de la réussite ! Au-delà du contenu de la réunion qu’il est impératif de déterminer clairement, la partie logistique est à prendre fortement en considération. En effet, un groupe est souvent plus productif lorsqu’il se sent bien dans son environnement. Le fait d’être dans un espace accueillant et bien préparé, met en confiance les participants. Jean-Philippe Poupard, facilitateur professionnel, nous indiquait lors d’une formation à la facilitation : « Plus le lieu est inspirant et surprenant, plus le groupe est à même d’être créatif. L’inverse est vrai aussi. ».

L’environnement influence donc fortement notre façon de penser ou encore nos façons de se comporter. Dans notre exemple au-dessus, le fait de retirer tout le matériel non nécessaire, et de ranger le reste, transforme la pièce et la rend fonctionnelle et plaisante. Toute l’attention et l’intention que nous mettons dans la préparation, se ressent. Les participants se sentent valorisés et considérés ; ils se sentent bien et prêts à travailler.

Par exemple, lors des débriefings de nos team building par exemple, et lorsque cela est possible, nous matérialisons cette partie en nous déplaçant, en bougeant de l’espace de team building. En fonction du nombre de participants nous créons des espaces conviviaux, afin qu’ils puissent travailler en équipe : autour d’une table ronde, en extérieur… Le matériel prévu, à disposition, est aussi important en fonction de la tâche à accomplir.

Parfois de petites attentions sont nécessaires, pour un grand résultat…

Y avez-vous pensé ?

Lors de l’organisation d’une prochaine réunion, voici quelques idées qui vous aideront à préparer la logistique.

L’accueil

• Est-ce-que votre lieu est accueillant, avons-nous envie d’y entrer ? Et vous, êtes-vous présent pour accueillir les participants à la réunion ? On dit que la première impression est importante, et bien, avec vos collègues c’est la même chose ! S’ils se sentent attendus et accueillis, cela leur donnera envie de venir et même de revenir à vos réunions ! Surprenez-les !
  
• Chez One to Team, nous accueillons nos chers participants toujours de façon positive et avec un grand sourire afin qu’ils se sentent à l’aise et prêts à réaliser leur team building J

Le lieu, les espaces

• N’hésitez pas à bouger les meubles, à changer et déplacer des éléments ! Mettre par exemple, le bon nombre de chaises, retirer/décaler les meubles encombrant, supprimer les tables, est un bon début pour désencombrer la pièce. Comme Priscilla nous l’indique dans un article précédent, les tables ne sont pas toujours nécessaires… Le fait de bouleverser les habitudes, permet aux participants de changer leur façon de communiquer et donc de travailler.
• Pour nos activités team building, les espaces sont importants car ils influencent la créativité des participants ! Espace, rangement, et luminosité sont les maitres mots de One to Team.

Le matériel

• Je vous conseille d’afficher et d’écrire clairement l’objectif de votre rencontre. Si les participants sont amenés à produire, avez-vous pensé au petit matériel ? Est-il fonctionnel ? (feutres, stylos, feuilles, post-it…). Ne vous limitez pas dans le petit matériel ; son utilisation parfois détournée, vous surprendra !
• Afin de faciliter vos team building, One to Team prévoit toujours une « boîte à tout » remplie de matériel, pour ne manquer de rien…

Place à la créativité de nos participants

• Laisser les participants s’approprier directement le lieu de réunion est aussi envisageable. A eux de bouger les éléments comme ils l’entendent, pour que l’espace leur corresponde. Connaitre l’avant et l’après d’une situation est très motivant pour eux.
• Je vous invite tout simplement, à regarder la vidéo de Jean-Philippe Poupard, réalisée lors de la conférence du TEDx Rennes en avril 2014. Il nous fait part de son expérience, en sollicitant les personnes, acteurs de demain : Tous facilitateurs du travail de demain.

Le p’tit plus One to Team

Pour nous, c’est la même chanson ! Nous prenons soin de vous, lors des team building, et nous appliquons aussi toutes ces idées pour notre chère équipe en interne !

Par exemple, nous avons récemment déménagé tout notre matériel. Ainsi, nous bénéficions aujourd’hui d’une belle salle de réunions modulable et inspirante, afin de développer de magnifiques projets… rien que pour vous :-)

Alors ? A quoi va ressembler votre prochaine réunion ?