Séminaires d’entreprise : quand programmer l’activité team building ?

Les entreprises sollicitent One to Team pour animer des activités team building lors de leurs séminaires de travail. Souvent, ces séminaires ont lieu dans un hôtel sur un ou plusieurs jours et l’activité team building, dernière session à être programmée, se retrouve coincée dans le planning entre 18h et 20h !

Comment en est-on arrivé là ?

Un séminaire, ça représente beaucoup d’argent…

C’est vrai, l’organisation d’un séminaire d’entreprise représente un budget conséquent. Entre le transport des participants qui viennent parfois des 4 coins du monde, les prestations hôtelières, les frais de bouches, les intervenants, la location de salles plénières et de sous-commission…le budget consacré à l’événement peut vite grimper.

On comprend que les organisateurs souhaitent tirer profit de tout créneau horaire que peut apporter un séminaire résidentiel. Les participants sont sur place, petit-déjeunent et dînent ensemble. Compte tenu du coût que représente un séminaire, chaque moment doit être exploité. 

… et on a tendance à vouloir en faire trop

Il me semble pourtant qu’un programme de séminaire trop chargé conduit à différentes conséquences non souhaitables :

– La fatigue : lorsque par exemple le seul moment de sociabilisation entre les participants se trouve être après le dîner. Ils en profitent pour discuter au bar ou jouer aux cartes jusque tard le soir. Inutile de préciser que les workshops du 2^ème jour de séminaire se retrouvent un peu anesthésiés.

– Le manque d’attention : lorsque les participants peinent à se dégager quelques instants pour leurs affaires personnelles. Un parent, qui pense à son enfant malade qu’il n’a pas eu le temps d’appeler pendant la pause-déjeuner, n’est pas un participant attentif.

– La baisse de la créativité : on sait bien que les cerveaux les plus créatifs sont ceux qui s’accordent quelques moments de rêverie et qui ont bénéficié d’un sommeil reposant.

– L’inconfort : Etre assis sur une chaise toute la journée s’apparente pour certains à une torture. Le plaisir de partager un moment avec ses collaborateurs et de participer à une vision d’entreprise passe rapidement au second plan avec des fourmis dans les jambes. Si l’on s’en tient à la pyramide de Maslow, les besoins physiologiques ne sont-ils pas les premiers à devoir être satisfaits ? Les hôtels accueillant des séminaires regorgent pourtant de moyens pour pallier cet inconfort : salle de gym, piscine, grande baignoire, jacuzzi, salle de massage. Encore faut-il pouvoir y consacrer quelques instants…

Alors ? On fait quoi ?

Commençons par déterminer les objectifs du séminaire…

On peut comprendre que le temps, et donc l’argent, soit le nerf de la guerre d’une entreprise. Il me semble donc essentiel de considérer le budget alloué au séminaire non pas comme une dépense, mais plutôt comme un investissement. Et pour obtenir des retours sur investissement suite à un séminaire, cela passe par la définition d’objectifs.

 Un objectif stratégique lié à l’entreprise, ses projets, son développement

Quel est l’objectif stratégique du séminaire et comment l’atteindre ? Que va réellement apporter telle ou telle intervention, telle ou telle plénière ou sous-commission ? Qu’attend-t-on des participants ? A priori, si l’on prend la peine de tous les réunir ensemble au même endroit, au même moment, c’est qu’on attend des participants qu’ils déploient leur énergie au service d’un objectif, d’un projet spécifique d’entreprise. On attend d’eux qu’ils soient attentifs, créatifs ou encore force de proposition… Se focaliser sur l’essentiel des contenus stratégiques permet de libérer du temps aux collaborateurs pour souffler, se détendre et ainsi créer les conditions d’une meilleure efficacité.

Un objectif RH, lié à la cohésion, à la motivation, à la considération des collaborateurs

Puisque tous les collaborateurs sont réunis en dehors de leur contexte habituel de travail, c’est aussi l’occasion de se recentrer sur les hommes et les femmes de l’entreprise. En optimisant l’efficacité des plénières et des sous-commissions, on  garde du temps pour des moments de socialibilisation ou pour de la cohésion d’équipe par exemple. Pour améliorer les performances de l’entreprise, les participants ont-ils besoin d’apprendre à mieux se connaître, de développer leur leadership, de se sentir valorisés, de renforcer leur cohésion… ? De nombreuses options, parmi lesquelles le team building, permettent de répondre à ces objectifs, à condition de donner la place nécessaire à ces moments RH. Par exemple pour profiter pleinement des bénéfices qu’un team building apporte à une équipe, il faut prendre le temps de le faire bien et de prévoir un moment pour un débriefing riche d’enseignements pour les participants … le retour sur investissement :-)

…et programmons l’activité team building selon les besoins

Pour répondre à la question initiale, l’heure ou le moment idéal pour un team building doit être en adéquation avec les objectifs fixés. Aussi, avant de choisir un team building et de définir sa programmation, prenez le temps de vous questionner sur vos attentes, tant au niveau de vos objectifs RH que stratégiques (le parallèle entre le travail d’équipe pendant le team building et le quotidien sert aussi les objectifs stratégiques !) et donnez au moment de cohésion d’équipe l’importance que vous souhaitez lui donner.

En conclusion

Mon conseil ultime est le suivant : s’intéresser à la « qualité du temps de séminaire » plutôt qu’à la « quantité ».

Choisir son activité team building